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Como dirigir reuniones efectivas
¿Por qué tenemos reuniones?
Existen varias razones, por supuesto, pero las principales son:
- Para discutir problemas
- Para encontrar soluciones a esos problemas
- Para conectar con otros y fortalecer nuestras relaciones con ellos
- Para hacer una lluvia de ideas (intencionadamente salir de lo común y quedarse allí por un rato)
- Para contarle a las personas cosas que necesitan saber sobre algo que acaba de ocurrir
Independientemente del propósito de la reunión, la mayoría estaría de acuerdo en que la propia reunión tiene una probabilidad mucho mayor de ser exitosa si se organiza y ejecuta de manera reflexiva. Como líder, debes invertir el tiempo necesario para asegurar que tu reunión tenga una probabilidad razonable de lograr ese éxito.
¿Por qué son importantes las reuniones eficientes?
La mayoría de nosotros ya estamos ocupados. Tenemos cosas que hacer que las personas esperan basadas en los compromisos que hemos hecho. Muchas veces las reuniones nos alejan de hacer esas cosas. En ese espíritu, existe una necesidad universal de que las reuniones sean “mejores.” En gran parte, “mejor” se traduce en mayor eficiencia.
Piénsalo de esta manera. Si te pidieran hacer una presentación importante en una conferencia bien atendida sobre las mejores prácticas que tú y tu equipo han descubierto mientras trabajaban en un proyecto de alta visibilidad y de importancia, ¿cuánto tiempo y energía mental dedicarías para asegurar que la presentación fuera tanto eficiente como bien recibida? ¿Cuánto más eficientes podrían ser las reuniones que actualmente eres responsable de dirigir si las prepararas con una cantidad similar de rigor?
Cómo dirigir una reunión efectiva
Como líder, determinas el valor de las reuniones que realizas con tu equipo. De hecho, las reuniones son una de las indicaciones más visibles que otros tienen para determinar el valor que proporcionas en tu rol. Los siguientes párrafos contienen sugerencias para tu consideración al respecto.
Determina tus objetivos y prepara una agenda detallada
¡Alicia en el País de las Maravillas! El Gato de Cheshire está posado en un árbol mientras Alicia se acerca a una bifurcación en el camino en la base del árbol y busca consejo del gato:
Alicia: “¿Qué camino debo tomar?”
Gato: “¿Adónde vas?”
Alicia: “No estoy muy segura.”
Gato: “¡Entonces toma cualquiera!”
¡Este es un consejo muy sabio! ¡Y muy aplicable a la gestión efectiva de reuniones! Como líder, necesitas objetivos bien formados y articulados. Esto es “Lo Qué” de tu reunión. También necesitas un camino o un flujo para tu reunión (una agenda). La agenda es “El Cómo” de tu reunión. Existe una correlación directa entre el tiempo que tomas para formular tu “Qué y Cómo” y el éxito de tu reunión.
Programa la reunión con las personas adecuadas y comunica los detalles antes de la reunión
De igual importancia en la fase de programación de una reunión es darle un pensamiento activo a quién realmente necesita estar allí y hacer de la comunicación con esos asistentes una prioridad.
Como regla general, las “personas adecuadas” se traducen en los interesados que tienen autoridad para compartir una perspectiva y representar los intereses de otros. Las reuniones también pueden ser un gran lugar para que los empleados relativamente novatos adquieran la experiencia necesaria. Pero si ese es el caso, su rol debe ser tanto posicionado como tratado de esa manera.
Además, ¡cuanto más puedas preparar a los asistentes para que sean participantes activos al servicio de los objetivos de la reunión, mejor! Piensa como un comercializador. Los profesionales del marketing saben muy bien que debes poner tu mensaje frente a tus prospectos objetivo varias veces y en una variedad de formatos.
Sin duda, existen límites sobre la frecuencia con la que puedes comunicarte con los asistentes debido a tus prioridades competidoras. Pero date cuenta de que enviar por correo electrónico la intención y la agenda para una reunión 5 minutos antes de que comience pone en riesgo tus resultados.
Fomenta la participación y discusión
Hay algunas reuniones que están dedicadas a la difusión de información. La razón por la cual las personas están en la sala es para escuchar lo que tú tienes que decir y hacerte preguntas (como líder) si no tienen claro lo que has compartido y lo que necesitan hacer como resultado.
Pero la mayoría de las reuniones son el lugar donde se comparten perspectivas y se busca alineación. Como tal, es crítico que tú, como líder, te asegures de que:
- Cada voz sea escuchada
- Ninguna voz domine la discusión excluyendo a las demás
- Se avance de manera enfocada hacia los objetivos
Toma notas sobre comentarios, ideas y preguntas
Dado que el seguimiento, la implementación y los siguientes pasos son factores clave en el éxito relativo de cualquier reunión, capturar con precisión los comentarios, ideas y preguntas durante la reunión misma es crítico.
Como líder de la reunión, debes determinar si este es un rol que puedes ejecutar de manera efectiva o si necesitas que alguien más esté presente para cumplir con esa responsabilidad. Dependiendo de varios factores, facilitar un intercambio entre los interesados con perspectivas contrapuestas puede ser un rol que lo abarque todo.
Respeta el tiempo de cada empleado
Una de las mayores pérdidas de tiempo durante las reuniones es el “desvío”. Ahí es donde alguien en la reunión siente la necesidad de ejercer su personalidad y llevar al grupo a una excursión que no tiene nada que ver con el objetivo o la meta. Esto puede suceder en cualquier momento, y por lo general, el “secuestrador” de la reunión lo dejará claro diciendo algo como:
- “Esto está realmente fuera de tema, pero…”
- “Sé que esto no tiene nada que ver con lo que estamos hablando, pero…”
- “Antes de que comencemos, ¿alguien ha visto lo último…?”
Como líder de la reunión, debes determinar si un desvío contribuye a un tono positivo (porque aumenta la disposición de todos a contribuir) o si sirve como una distracción y falta al respeto por el sacrificio que otros asistentes hicieron para asistir.
Sé claro
La manera en que una reunión termina es crítica y, típicamente, implica un esfuerzo reflexivo por parte del líder en dos formas:
- Articular “quién necesita hacer qué y para cuándo” según lo discutido durante la reunión: El líder debe comunicar claramente esos detalles y hacer un esfuerzo especial para distinguir entre “ideas” que fueron consideradas y “acciones” que formarán expectativas para el camino a seguir.
- Proveer un resumen escrito de las acciones y los siguientes pasos para todos los asistentes: Esta documentación sirve para recordar a los asistentes “quién está haciendo qué y para cuándo” y también establece un punto de partida para los objetivos de la próxima reunión.
Mejora tus habilidades de comunicación y aumenta tu confianza
Una cosa que sabemos con certeza sobre el liderazgo: ¡los líderes son juzgados! Es por eso que muchas personas optan por quedarse en un segundo plano y “dejar que otro lo haga”. Pero para aquellos que aspiran a ser líderes, ¡dirigir una reunión es un excelente lugar para empezar! Además de todo lo que se ha mencionado hasta ahora (objetivos, agenda, programación, etc.), dirigir una reunión es el lugar perfecto para practicar y perfeccionar tus habilidades de comunicación.
En una reunión, ¡el líder tiene un rol de habla! Si no fuera otra cosa, convoca la reunión, repasa los objetivos y facilita la discusión. Cuando lo piensas, durante cada reunión, el líder probablemente usará varios estilos de comunicación/liderazgo desde el inicio hasta el final (es decir, orientación, participación, empoderamiento).
En ese sentido, una responsabilidad adicional que tiene el líder de la reunión es determinar y solucionar los problemas de la tecnología que será necesaria para asegurar la participación activa de cada asistente.
Dirige reuniones más efectivas con habilidades de liderazgo mejoradas
El Center for Leadership Studies es la sede global del modelo de Situational Leadership®️. Este modelo ha ayudado a líderes, en todo el mundo y en diversas industrias, a influir efectivamente en otros durante más de 50 años. ¡Siempre ha sido un “modelo impulsado por los seguidores”! Y creemos de todo corazón que esa es la principal razón por la que el enfoque Situational Leadership®️ es más relevante hoy que nunca.
En concordancia con este artículo, hemos diseñado nuestras ofertas más destacadas (Situational Leadership®️ Essentials y Situational Performance Ownership™️) para proporcionar a los líderes de todos los niveles de una organización las habilidades necesarias para responder de manera efectiva a los desafíos y oportunidades que enfrentan de manera recurrente. ¡Y liderar una reunión efectiva es, sin duda, uno de esos desafíos/oportunidades!
El liderazgo nunca ha sido algo que se hace a las demás personas, ¡es algo que se hace con ellas! Y el marco Situational Leadership®️ sigue ayudando a los líderes de todos los niveles a hacer precisamente eso.
